● Staffing-Prozess

Vom Bedarf zur Besetzung –
durchgängig und transparent

Vom Bedarf bis zur bestätigten Buchung – jederzeit transparent, wo eine Anfrage steht, wer zuständig ist und wo Freigaben ausstehen.

WARUM WORKFLOWS?

Transparenz über den gesamten Buchungsprozess

Wer hat den Bedarf gemeldet? Wurde bereits jemand gefunden? Wer muss noch freigeben? decídalo beantwortet diese Fragen auf einen Blick.

Status jeder Anfrage sichtbar

Alle Beteiligten sehen sofort, wo eine Anfrage steht – ob offen, in Bearbeitung oder bestätigt.

Klare Zuständigkeiten

Bedarfsmelder, Ressourcenmanager und Teamleiter wissen genau, wann sie an der Reihe sind.

Freigaben nachvollziehbar

Jeder Freigabeschritt wird dokumentiert. Ausstehende Genehmigungen sind sofort erkennbar.

Automatische Benachrichtigungen

Bei jedem Statuswechsel werden die zuständigen Personen automatisch per Mail informiert.

DER PROZESS

Vom Bedarf zur bestätigten Buchung

Der Workflow bildet den typischen Staffing-Prozess ab: Bedarf melden, passende Person finden, buchen und freigeben – mit konfigurierbaren Freigabestufen.

Bedarf erfassen & Business Unit zuweisen

Der Vertrieb oder Projektleiter erstellt einen Resource Request in decídalo und weist die zuständige Business Unit zu. Damit ist klar definiert, welches Team den Bedarf bearbeiten soll.

Vertrieb / PM

Ressourcenmanager wird automatisch benachrichtigt

Der zuständige Ressourcenmanager erhält automatisch eine E-Mail und kann in decídalo intelligent nach passenden Kandidaten suchen – basierend auf Skills, Verfügbarkeit und weiteren Kriterien.

Automatisch

Vorschlagen oder direkt buchen

Der Ressourcenmanager hat zwei Optionen: Er kann eine Person vorschlagen, wenn er Rücksprache halten möchte, oder sie direkt buchen, wenn die Zuordnung eindeutig ist. In beiden Fällen bleibt der Status für alle sichtbar.

Ress.-Manager

Reservierung startet den Freigabe-Workflow

Sobald die Buchung auf Reserviert gesetzt wird, startet der Freigabe-Workflow. Alle konfigurierten freigebenden Personen – Teamleiter, Projektleiter oder beide – werden gleichzeitig benachrichtigt und um Freigabe gebeten.

Konfigurierbar

decídalo räumt automatisch auf

Sobald alle freigebenden Personen bestätigt haben, setzt decídalo die Buchung automatisch auf Bestätigt und den Bedarf auf Fertig. Kein manuelles Nacharbeiten nötig – der gesamte Verlauf bleibt jederzeit nachvollziehbar.

Automatisch

ROLLEN & VERANTWORTLICHKEITEN

Wer macht was im Workflow?

Jede Rolle hat klar definierte Aufgaben und Berechtigungen. decídalo stellt sicher, dass niemand einen Schritt überspringen kann.

Vertrieb / Projektleiter

Erstellt den Bedarf, definiert Anforderungen (Skills, Zeitraum, Umfang) und weist die zuständige Business Unit zu.

Ressourcenmanager

Wird automatisch benachrichtigt, sucht passende Kandidaten in decídalo und kann vorschlagen oder direkt buchen.

Teamleiter

Gibt Buchungen final frei oder lehnt sie ab. Sieht, welche Mitarbeitenden für Einsätze angefragt sind.

TRANSPARENZ

Immer wissen, wo es steht

Bedarfe und Buchungen haben eigene Statusverläufe. decídalo verknüpft sie automatisch – sobald alle Buchungen bestätigt sind, wird der Bedarf geschlossen.

Bedarf

	Offen	Bedarf erfasst, RM informiert

	Fertig	Person gefunden und zugeordnet

	Zurückgezogen	Bedarf wurde storniert

Buchung

	Vorläufig	Person vielversprechend angeboten

	Reserviert	Startet Freigabe-Workflow

	Bestätigt	Alle Freigaben erteilt

Alle Buchungen bestätigt? → decídalo setzt den Bedarf automatisch auf Fertig.

VORTEILE

Warum strukturierte Buchungsworkflows?

decídalo ersetzt unstrukturierte E-Mail-Schleifen durch einen klaren, dokumentierten Prozess.

Schneller die richtige Person finden

Ressourcenmanager suchen gezielt nach Skills, Verfügbarkeit und weiteren Kriterien – direkt im Kontext der Anfrage.

Keine Buchung ohne Freigabe

Konfigurierbare Freigabestufen stellen sicher, dass Teamleiter und Projektleiter eingebunden sind, wenn es nötig ist.

Audit-sicher & dokumentiert

Jeder Schritt, jede Entscheidung und jede Freigabe ist dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Schluss mit E-Mail-Ping-Pong

Automatische Benachrichtigungen und Tasks ersetzen manuelle Rückfragen und unstrukturierte Kommunikation.

HÄUFIGE FRAGEN

FAQ zu Buchungsworkflows

Wer erstellt den Bedarf – Vertrieb oder Projektleiter?

Beides ist möglich. Sowohl Vertriebsmitarbeitende als auch Projektleiter können Resource Requests in decídalo anlegen. Entscheidend ist, dass die zuständige Business Unit zugewiesen wird – so landet die Anfrage automatisch beim richtigen Ressourcenmanager.

Muss der Teamleiter immer freigeben?

Nein. Die Freigabestufen sind konfigurierbar. In manchen Organisationen genügt die Buchung durch den Ressourcenmanager. In anderen muss zusätzlich der Teamleiter, der Projektleiter oder beide freigeben. decídalo passt sich Ihrem Prozess an.

Was ist der Unterschied zwischen Vorschlagen und Buchen?

Beim Vorschlagen wird ein Kandidat sichtbar gemacht, ohne dass eine verbindliche Buchung entsteht – ideal, wenn der Ressourcenmanager Rücksprache halten möchte. Beim direkten Buchen wird die Kapazität sofort reserviert und der Freigabeprozess gestartet.

Wie erfahre ich, wo eine Freigabe hängt?

Jede Anfrage zeigt ihren aktuellen Status und die ausstehenden Freigaben. So sehen Sie auf einen Blick, ob der Teamleiter noch nicht reagiert hat oder ob der Projektleiter noch bestätigen muss. Erinnerungen können automatisch versendet werden.

Wird der Ressourcenmanager automatisch benachrichtigt?

Ja. Sobald ein Bedarf erstellt und die Business Unit zugewiesen wird, erhält der zuständige Ressourcenmanager automatisch eine E-Mail. Er kann direkt in decídalo nach passenden Kandidaten suchen.

Ressourcenplanung ganzheitlich gedacht

Entdecken Sie, wie decídalo neben Workflows auch Skill-Management, Kapazitätsplanung und Projektmatching vereint.

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