Mit decídalo wirtschaftlich wachsen

Die BROCKHAUS AG entwickelt individuelle und leistungsstarke Software und berät ihre Kunden bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen – als unabhängiger IT-Dienstleister, seit über 30 Jahren mit Hauptsitz in Lünen und Zweigniederlassungen in Dortmund und Hamburg. Mit einer Branchenspezialisierung im Versicherungsmarkt entwickelt die BROCKHAUS AG Softwarelösungen und begleitet den gesamten Application Lifestyle. Die langjährige Erfahrung und fachliche Kompetenz bringt das Unternehmen zusätzlich auch in anderen Branchen ein. Als Medium zur vertrieblichen Präsentation der Kompetenzen werden aussagekräftige Expert*innen-Profile eingesetzt. Im Rahmen des dynamischen Wachstums der BROCKHAUS AG war die Pflege der CVs mit Word-Dateien nur noch unter großem Zeitaufwand möglich. Auch die Anforderungen an Qualität und Einheitlichkeit konnten mit den vorhandenen Mitteln nicht ausreichend erfüllt werden. Dementsprechend entschied sich das Unternehmen für die Einführung der decídalo-Software für das Skills- und CV-Management.

Besondere Herausforderungen im IT-Projektgeschäft

„Wir sind im klassischen IT-Projektgeschäft im Markt positioniert. Mit einem tiefen Verständnis der fachspezifischen Anforderung fokussieren wir uns auf Projekte in führenden Versicherungskonzernen“, so beschreibt Rolf Kundi, Ressourcenmanager und technischer decídalo-Administrator bei der BROCKHAUS AG, die Hauptzielgruppe des Unternehmens. Die Herausforderung bestehe darin, so Kundi, die fachliche Kompetenz und fundierten Branchenkenntnisse als Lösungspartner optimal zu repräsentieren. In diesem Kontext müssen die in Kundenfragen aufgeführten Skills und die erforderlichen Erfahrungen in vergleichbaren Projekten in den Profilfokus gesetzt werden.

Make or buy – die Entscheidung für decídalo

Die BROCKHAUS AG ist in den letzten Jahren stark gewachsen: Das Unternehmen vergrößerte sich von 35 Mitarbeiter*innen in 2016 auf über 140 im Jahr 2022 – Tendenz steigend. Um der wachsenden Anzahl an CVs gerecht zu werden, hat man bei der BROCKHAUS AG zunächst auf eine Eigenentwicklung gesetzt. Bestehende Word-Lebensläufe wurden in die eigene Software importiert und dort weiterbearbeitet. Mit hohem Aufwand mussten diese aktuell gehalten werden, um die Qualität zu sichern. Vor allem die umfangreiche Nachformatierung der einzelnen CVs nahem sehr viel Zeit in Anspruch. Ein effizienter rollen- und kundenspezifischer Export der CVs war nicht möglich. Schnell stieß die BROCKHAUS AG auch mit der eigenen Lösung an Grenzen. Mithilfe einer internen Aufwandsschätzung wurde evaluiert, ob weitere Investitionen in die Eigenentwicklung wirtschaftlich sinnvoll wären. 2017 war dann klar: Die Antwort auf die Frage „Make or buy?“ lautete „Buy!“ – Nach einer Angebotsanalyse entschied sich die BROCKHAUS AG für decídalo. Die Lösung von Data Assessment Solutions erfüllte alle Anforderungen und bot gegenüber der Eigenentwicklung nicht nur zahlreiche, weitere Features, sondern auch geringere Gesamtkosten.

„Wir haben unser Geschäftsmodell in decídalo wiedergefunden.“

Besonders die Fokussierung von Data Assessment Solutions auf die IT- und Consulting-Unternehmen wurde von Solmund Rita Schnell, Insides Sales Managerin und ERP-Projektleiterin bei der BROCKHAUS AG, lobend hervorgehoben. Das hat auch maßgeblich zu der Entscheidung für die Software decídalo beigetragen. Die Voreinstellungen im Bereich Skills-Management konnten direkt auf das Unternehmen übertragen werden.

Der in decídalo mitgelieferte Skills-Katalog ist auf die IT- und Consultingfirmen ausgelegt. Das vereinfacht und beschleunigt die Pflege aussagekräftiger Profile der Mitarbeiter*innen. Verfügbare Templates können direkt für die situationsgerechte CV-Generierung genutzt werden.

Von der Entscheidung bis zum GoLive in 6 Monaten

Von der Entscheidung für decídalo bis hin zum produktiven Gebrauch der Software verging ein halbes Jahr. Die Ablösung der hauseigenen Lösung ging schnell. Vorhandene Berater*innen-Profile konnten einfach nach decídalo übertragen werden. Nach einer Qualitätssicherung der übertragenen Daten war das Tool bereit für den Einsatz im Tagesgeschäft. Die Key-User bei der BROCKHAUS AG wurden durch Data Assessment Solutions geschult. Diese haben anschließend den Roll-Out von decídalo intern begleitet.
Im Unternehmen gibt es die Rolle des „People Managers“, eine Instanz zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeiter*innen.

Die People Manager wurden von den Key-Usern in das System eingeführt, um einen Know-how-Transfer zu einer schnellen und routinierten decídalo-Nutzung innerhalb der einzelnen Teams sicherzustellen.
Da die BROCKHAUS AG kontinuierlich expandiert, ist das Onboarding neuer Kolleg*innen ein wichtiger Prozess. Auch dies verläuft mit decídalo mühelos. Die People Manager unterstützen bei der Erstellung von Erstprofilen. In Coaching-Terminen werden neuen Mitarbeiter*innen alle Funktionen von decídalo erläutert. Inzwischen gibt es im Unternehmen auch einen eigens erstellten Leitfaden zu decídalo.

Das Feedback im Team ist eindeutig: Die Nutzer*innen sind begeistert, wie intuitiv sich decídalo bedienen lässt:

„Durch die einfache und selbsterklärende Oberfläche konnten die Berater*innen sehr schnell eigenständig mit decídalo arbeiten.“

erklärt Kundi. decídalo erweist sich für die BROCKHAUS AG als eine verlässliche und im Team voll akzeptierte Softwarelösung. Der Ablauf zur Profilpflege hat sich mittlerweile gut etabliert. Die Berater*innen erhalten eine Benachrichtigung nach jedem Projekt und ergänzen die Angaben dazu in die Projekthistorie ihres Profils. decídalo aktualisiert automatisch alle CV-Versionen, die aus dem Profil erzeugt werden. Die Consultants haben deutlich weniger Aufwand mit der Profilpflege. Die Vertriebs-Mitarbeiter*innen und People Manager müssen sich keine Gedanken mehr darüber machen, welche der für verschiedene Angebote erstellten CV-Versionen die letzten Änderungen enthält. Zeitraubende Aktualisierungen im Angebotsprozess entfallen und Kundenanfragen können schneller beantwortet werden.

Mühelos zum überzeugenden Profil

Die Möglichkeit, CVs angebotsspezifisch anzupassen und in verschiedenen Templates zu exportieren, hat besonders überzeugt. Je nach Kunde können so Kurz- oder Langprofile erstellt und die für das Angebot besonders relevanten Punkte hervorgehoben werden. Wo vorher aufwendig verschiedene Word-Dateien erstellt und verändert werden mussten, genügen jetzt wenige Klicks. Hinzu kommt, dass Expert*innen verschiedene Rollen in unterschiedlichen Projekten einnehmen können. Mit einer entsprechenden Expertise können beispielsweise Business Analyst*innen auch Aufgaben als Tester*innen wahrnehmen.

Mit decídalo können sehr schnell rollenspezifische CVs erstellt werden. Skills, Projekte und Zertifikate werden automatisch auf die entsprechende Rolle abgestimmt. So sind die CVs auch unter Zeitdruck schnell optimal angepasst. Das verkürzt den Vertriebsprozess, ohne Abstriche bei der Qualität. Inzwischen hat die BROCKHAUS AG selbstständig rollenspezifische Musterprofile angelegt. Mit der Suchfunktion von decídalo wurde es zudem deutlich einfacher, passende Mitarbeiter*innen für ein Projekt zu finden. Kundi betont, dass das Unternehmen mit decídalo einen weiteren Wettbewerbsvorteil auf dem Markt habe und fügt hinzu, dass er „decídalo definitiv weiterempfiehlt“. Einen zusätzlichen Nutzen erkennt Kundi in der Anonymisierungs-Funktion. Berater*innen-Profile können bei Bedarf als anonymes CV exportiert werden. Zum Beispiel benötigte das Unternehmen zuletzt mehr als 40 anonyme CVs für eine Ausschreibung. decídalo ermöglichte hierbei eine deutliche Zeitersparnis.

Weiter auf Wachstumskurs

Mit decídalo hat die BROCKHAUS AG den Aufwand für Aktualisierungen und Anpassungen von CVs signifikant reduziert und deren Qualität deutlich gesteigert. Anfang 2022 nutzen über 140 Mitarbeiter*innen die SaaS-Lösung. Durch den gut entwickelten Workflow beim Onboarding neuer Kolleg*innen wird für eine vollumfängliche Nutzung und stetig steigende User-Anzahl von decídalo gesorgt. Auch für weiteres Wachstum ist die BROCKHAUS AG mit der Softwarelösung von Data Assessment Solutions gut aufgestellt. Durch Feedback und Vorschläge trägt das Unternehmen aktiv zur Weiterentwicklung von decídalo bei.

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