Mit decídalo auf Wachstumskurs

Die Innflow AG ist eines der führenden SAP-Beratungsunternehmen in der Schweiz. Aufgrund des dynamischen Wachstums ist man in den letzten Jahren an die Grenzen der internen Prozesse und Tools für das Skills- und Ressourcen-Management gestoßen. 2018 wurden daher die SaaS-Lösung decídalo eingeführt. Dies ermöglicht nicht nur ein reibungsloses, weiteres Wachstum, sondern auch eine effizientere Zusammenarbeit im Partnernetzwerk von Innflow.

Als SAP-Gold-Partner hat sich Innflow auf die Einführung, Optimierung und den Betrieb von SAP-zentrischen IT-Systemen spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt über 70 eigene SAP-Berater und verfügt über ein etabliertes Netzwerk von Partnerunternehmen. Aktuell arbeiten rund 120 Consultants in Innflow-Projekten. Dabei reicht das Spektrum von Kurzeinsätzen mit wenigen Tagen bis zu Großprojekten über mehrere Jahre.

Das Team von Innflow verfügt über langjährige Beratungserfahrung, hohe Sozialkompetenz und beste Referenzen. Der SAP-Erfahrungsschatz wird durch Expertenwissen in relevanten, ergänzenden Technologien verstärkt.

Wesentlicher Bestandteil des Vertriebsprozesses von Innflow ist der überzeugende Nachweis der vorhandenen Expertise. Hierfür spielen Berater-CVs eine wichtige Rolle. Das Unternehmen hat dabei hohe Qualitätsanforderungen an die CVs, die den Qualitätsanspruch an die eigenen Beratungsleistungen widerspiegeln.

Vor der Einführung von decídalo wurden CVs in Microsoft Word gepflegt und in einem geteilten Verzeichnis abgelegt. Mit zunehmendem Unternehmenswachstum bei hoher Auslastung wurde nicht nur die CV-Pflege durch die Berater ineffektiv, sondern auch die Projektbesetzung ineffizienter. Die Aktualisierung der Word-Profile war sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Gleichzeitig war es nicht mehr möglich, die Kenntnisse und Erfahrungen aller Berater im Kopf zu haben. Im Vertriebsprozess wurde es aufwändiger, Aussagen zu verfügbaren und vorhandenen Skills zu treffen und die geeigneten Kandidaten zu identifizieren. Hatte man die passenden Berater für eine Kundenanfrage oder ein Angebot gefunden, waren die CVs meist nicht aktuell und mussten oft kurzfristig überarbeitet werden.

Unternehmenswachstum erforderte neue Lösungen

2018 entschied man sich bei Innflow, das Ressourcen-Management, d.h. alle internen Prozesse rund um Skills und Projekteinsätze, neu zu organisieren und hierfür eine zentrale Verantwortlichkeit zu schaffen. Für diese Position wurde ein erfahrener Ressourcen-Manager eingestellt. Dieser stellte schnell fest, dass eine professionelle Softwarelösung für das Skills- und Ressourcen-Management benötigt wurde und machte sich auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter. Der größte Handlungsdruck bestand im Skills- und CV-Management. Mittelfristig sollten auch Kapazitäts- und Verfügbarkeitsplanung, Auslastungssteuerung und Projektbesetzung optimiert werden. Daher wurde ein Anbieter gesucht, der eine integrierte Plattform für alle Skills- und Ressourcen-Management-Prozesse eines Beratungsunternehmens bietet. Schnell fiel die Wahl auf die Consulting-Branchenlösung decídalo von Data Assessment Solutions (DAS).

Berater-CVs als Vertriebsinstrument

Im Rahmen mehrerer Web-Meetings wurden zunächst die spezifischen Anforderungen von Innflow definiert. Primäre Ziele waren die Reduzierung des administrativen Aufwandes, eine schnellere Suche nach Beratern sowie die Bereitstellung von CVs in einheitlich hoher Qualität. Schon vor der Toolentscheidung hatte das Marketing von Innflow neue, ansprechende CV-Templates entworfen. Es sollten insbesondere die beeindruckenden, langjährigen Projekterfahrungen der Innflow-Berater hervorgehoben werden. Auf die Darstellung der Projekthistorien wurde daher ein besonderes Augenmerk gelegt. Diese werden durch Kundenlogos und die Angabe des Projektvolumens in Personentagen untermauert.

Im Rahmen des Einführungsprojektes wurde das von Innflow vorgegebene CV-Template in decídalo umgesetzt. Nach dem Import der Benutzerstammdaten und der initialen Befüllung des Systems aus den vorhandenen Word-Profilen wurde die Anwendung für die Berater und Teamleiter freigeschaltet.

Einbindung des Partnernetzwerks

Parallel wurde mit der Aufnahme von Partnerunternehmen in das System begonnen. Diese wurden als eigene Organisationseinheiten abgebildet. Damit kann das Ressourcen-Management von Innflow einheitlich über interne und externe Berater suchen. Das umfassende Berechtigungskonzept von decídalo garantiert jederzeit eine sichere Abgrenzung der Daten. Partnerfirmen können die Daten ihrer eigenen Mitarbeiter pflegen, haben aber keinerlei Zugriff auf die Profile anderer Unternehmen. Die einfache Integration von Partnerfirmen war bei der Toolauswahl ein wichtiger Pluspunkt für decídalo. Innflow plant die Nutzung der Plattform zur effizienteren Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitern zukünftig weiter auszubauen.

„Wir sind sicher, dass auch unsere Partner stark von decídalo profitieren können und wollen ihnen die Möglichkeit geben, das System für eigene Projekte zu nutzen.“ – sagt Roman Caniga, der Ressourcen-Manager von Innflow.

Durchweg positives Feedback

Das Feedback zu der neuen Lösung fällt durchweg positiv aus. „Wir haben eine deutliche Zeitersparnis realisiert, nicht nur für das Ressourcen-Management, sondern auch für Berater und Teamleiter“, so Caniga. „Die Suche nach Beratern ist mit decídalo wirklich einfach. Die generierten CVs sehen professionell aus und haben eine hohe inhaltliche Qualität. Der Aufwand für die Aktualisierung unserer Beraterprofile ist deutlich gesunken.“

Für die Einplanung von Beratern ist neben den richtigen Skills auch die Verfügbarkeit entscheidend. Innflow nutzt die Outlook-Kalender-Synchronisation von decídalo, um einen zentralen Überblick über Buchungen und freie Kapazitäten zu erhalten. Dieses Feature ist insbesondere bei den Teamleitern beliebt, die damit eine aktuelle Sicht auf die Auslastung ihrer Mitarbeiter erhalten. Die Kalender der Mitarbeiter sind ebenfalls in der Cloud – in Office 365. Auch die Einsatzplanung für externe Mitarbeiter wird dadurch einfach. Jeder Externe erhält ein mit decídalo verknüpftes Office-365-Account.

Nicht nur die Software decídalo, sondern auch die Zusammenarbeit mit Data Assessment Solutions (DAS) wird von Innflow gelobt. „Die klare Fokussierung von DAS auf die Consulting-Branche macht die Zusammenarbeit einfach. Unsere Wünsche und Anregungen werden sofort verstanden und Anpassungen können leicht umgesetzt werden“, erläutert Caniga. Die positive Erfahrung teilt man bei Innflow gerne mit anderen Unternehmen und empfiehlt decídalo aktiv weiter.

Ausblick

Mit der Kalendersynchronisation wird bereits ein Teil der Ressourcen-Management-Funktionalität von decídalo genutzt. Die Einführung des vollen Funktionsumfangs für Projektplanung und -besetzung sowie Auslastungssteuerung folgt als nächster Schritt. decídalo wurde zur Optimierung der operativen Prozesse im Consulting eingeführt. Die hier erhobenen Daten sind auch für den HR-Prozess, insbesondere für zielgerichtete Skill-Entwicklungen, interessant. Auch hier sieht man bei Innflow weiteres Potenzial, das mit decídalo gehoben werden kann.

Über Innflow

Die Innflow AG zählt zu den führenden SAP Beratungsunternehmen der Schweiz. Sie verhilft ihren Kunden durch Einführung, Optimierung und Betrieb SAP-zentrischer Informationssysteme zu herausragenden Leistungen. Innflow ist bekannt für qualitativ erstklassig umgesetzte Projekte und langfristig erfolgreiche Kundenbetreuung, national und international. Das Unternehmen kann Top-Referenzen in der Wirtschaftsinformatik und der SAP-Beratung für sich in Anspruch nehmen.

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