● Insights aus dem Consulting-Alltag
Zeit erfassen ist leicht. Leistung abrechnen ist die Kunst.
Viertelstunden-Rundung, abrechenbar oder nicht, Festpreis oder Aufwand, Soll-Ist-Abgleich: Zwischen einer erfassten Stunde und einer sauberen Kundenrechnung liegt heute viel Handarbeit. Warum genau diese Handarbeit verschwinden kann, wenn Zeiterfassung dort stattfindet, wo auch die Planung zuhause ist.
Das Problem
Die Stunde ist erfasst. Die eigentliche Arbeit beginnt danach.
Für Consultants sollte Zeiterfassung eine Sache von Sekunden sein: Projekt wählen, Stunden eintragen, fertig. Consultants wollen ihre Zeit erfassen und dann weiterarbeiten. Sie wollen keine Abrechnungslogik im Kopf haben.
In der Praxis hängt an jeder erfassten Stunde aber ein Rattenschwanz an Fragen: Ist das abrechenbar? Gehört es zum Festpreispaket? Muss es auf Viertelstunden gerundet werden? Und passt es überhaupt zu dem, was geplant war? Eine normale Zeiterfassung beantwortet keine dieser Fragen. Sie speichert die Stunde und überlässt den Rest dem Consultant, dem Projektleiter oder dem Controlling.
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Der Unterschied
Zeiterfassung sagt, wie lange. Leistungserfassung sagt, was es wert ist.
Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber Verschiedenes. Und genau in diesem Unterschied steckt der Mehrwert.
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Zeiterfassung
Dokumentiert, wann und wie lange gearbeitet wurde. Wichtig für Arbeitszeitkonten und Compliance. Das ist die Ebene, die der Consultant pflegt: Projekt wählen, Stunden eintragen, fertig. |
Leistungserfassung
Dokumentiert, woran gearbeitet wurde und zu welchen Konditionen: welches Projekt, welche Tätigkeit, abrechenbar oder nicht, Festpreis oder Aufwand, gerundet nach Vertrag. Das ist die Ebene, aus der Rechnungen, Margen und Reports entstehen. |
Der Fehler der meisten Systeme: Sie laden beide Ebenen beim Consultant ab. Der soll bei jeder Buchung wissen, was der Vertrag sagt, wie gerundet wird und was ins Festpreispaket fällt. Die bessere Antwort: Der Consultant pflegt nur die Zeitebene. Die Leistungsebene leitet das System automatisch ab, weil es Projekt, Einsatz und Vertragskonditionen bereits kennt.
Das Prinzip
Consultants erfassen Zeit. Das System macht daraus Leistung.
Alles, was regelbasiert ist, gehört in die Konfiguration und nicht in den Kopf des Consultants. Einmal je Projekt oder Vertrag definiert, gilt es für alle gleich. Der Weg von der erfassten Stunde zur Kundenrechnung sieht dann so aus:
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1
Zeit erfassenProjekt wählen, Stunden eintragen, fertig. Ohne Abrechnungswissen, ohne Regelwerk im Kopf. Die eigenen Einsätze stehen schon bereit, weil sie aus der Planung kommen. |
2
Regeln automatisch anwendenRundung auf Viertelstunden, Billable-Klassifikation, Festpreis- oder Aufwandslogik, Sätze je Rolle und Kunde: Das System wendet die hinterlegten Vertragsregeln an, konsistent und nachvollziehbar. |
3
Sauber abrechnenAus freigegebenen Zeiten entstehen ein Timesheet, das der Kunde nachvollziehen kann, und Abrechnungsdaten, die zur Rechnung passen. Keine Diskussionen, keine Nacharbeit im Controlling. |
Der Heimvorteil
Warum Zeiterfassung ins Ressourcenmanagement gehört
decídalo ist die Plattform, auf der Beratungsunternehmen ihre Consultants steuern: Skills und Profile, Projekte, Einsatzplanung und Auslastung. Projekte, Einsätze und geplante Stunden existieren dort also bereits. Genau das verändert die Zeiterfassung grundlegend, denn sie startet nicht auf der grünen Wiese, sondern mitten in den Daten, die sie braucht.
Die Einsätze stehen schon daConsultants suchen kein Projekt aus endlosen Listen. Ihre geplanten Einsätze aus der Ressourcenplanung sind die Buchungsziele. Was nicht geplant ist, fällt sofort auf. |
Soll-Ist ohne ExcelGeplante Stunden treffen automatisch auf erfasste Ist-Zeiten, je Projekt, Person und Woche. Abweichungen werden sichtbar, solange man noch gegensteuern kann, nicht erst am Monatsende. |
Echte Auslastung statt PlanungsstandAuslastungssteuerung und Forecast rechnen mit dem, was wirklich geleistet wurde, nicht nur mit dem, was einmal geplant war. Das macht Staffing-Entscheidungen belastbar. |
Dazu kommt: Rahmenverträge lassen sich in decídalo direkt am Projekt hinterlegen. Konditionen wie Sätze, Rundungs- und Abrechnungsregeln sind damit genau dort verankert, wo die Zeiten anfallen, und müssen nicht bei jeder Buchung oder jeder Rechnung neu nachgeschlagen werden.
Auch das Reporting profitiert: Fehlende Zeiten je Team, offene Freigaben, Projektbudget-Verbrauch und der Anteil abrechenbarer Stunden lassen sich direkt auswerten, ohne Daten aus mehreren Systemen zusammenzuführen.
Was das verändert
Weniger Klein-Klein, mehr abrechenbare Zeit
Der Mehrwert gegenüber einer normalen Zeiterfassung liegt nicht im Erfassen selbst. Er liegt in allem, was danach nicht mehr passieren muss: kein manuelles Runden, kein Ausklamüsern von billable und nicht billable, kein Rekonstruieren von Festpreisanteilen, kein Excel für den Soll-Ist-Abgleich, keine Rechnungskorrekturen nach Kundenrückfragen.
Consultants gewinnen Zeit für das, wofür Kunden sie buchen. Projektleiter sehen früh, wo ein Projekt vom Plan abweicht. Und das Unternehmen schickt am Monatsende eine Abrechnung raus, die auf Anhieb stimmt.
Häufige Fragen
Zeit- und Leistungserfassung im Consulting
Was ist der Unterschied zwischen Zeiterfassung und Leistungserfassung?
Zeiterfassung dokumentiert, wann und wie lange gearbeitet wurde, oft aus arbeitsrechtlichen Gründen. Leistungserfassung dokumentiert, woran gearbeitet wurde und zu welchen Konditionen: welches Projekt, welche Tätigkeit, abrechenbar oder nicht, Festpreis oder Aufwand. Im Consulting braucht man beides, idealerweise aus einer einzigen Erfassung, bei der der Consultant nur die Zeitebene pflegt.
Wie entscheidet das System, was abrechenbar ist?
Über die Konfiguration von Projekt und Vertrag: Dort ist hinterlegt, welche Tätigkeiten billable sind, ob nach Aufwand oder Festpreis abgerechnet wird, wie gerundet wird und welche Sätze gelten. Diese Regeln werden bei jeder erfassten Stunde automatisch und für alle gleich angewendet, statt bei jeder Buchung neu entschieden zu werden.
Warum gehört Zeiterfassung ins Ressourcenmanagement?
Weil dort schon alles liegt, was die Zeiterfassung braucht: Projekte, Einsätze, geplante Stunden und Verfügbarkeiten. Consultants buchen auf ihre geplanten Einsätze, der Soll-Ist-Abgleich entsteht automatisch, und die Auslastungssteuerung rechnet mit echten statt geplanten Werten. Ein separates Zeiterfassungstool muss all diese Daten erst mühsam gespiegelt bekommen.
Was bringt der Soll-Ist-Abgleich konkret?
Er zeigt laufend, wie erfasste Ist-Zeiten von der Planung abweichen, je Projekt, Person und Zeitraum. Projektleiter erkennen früh, wenn ein Budget zu schnell verbraucht wird oder geplante Kapazität ungenutzt bleibt, und können gegensteuern, bevor die Marge leidet oder der Kunde eine Überraschung auf der Rechnung findet.
Wie viel Handarbeit steckt zwischen Ihren Stunden und Ihrer Rechnung?
Lassen Sie uns gemeinsam durchgehen, wo in Ihrem Prozess von der Zeiterfassung bis zur Kundenabrechnung Zeit und Umsatz verloren gehen.