BDU-Umfrage zur Vergabe: Wer Qualität will, braucht gepflegte Profile

Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) hat am 22. Oktober 2026 eine Befragung zu öffentlichen Vergabeverfahren veröffentlicht. Von den 80 befragten Beraterinnen und Beratern halten 72% den formalen Aufwand für unverhältnismäßig hoch. Der Tenor der Antworten: zu viel Bürokratie und zu viel Gewicht auf dem Preis.

Jörg Sarnes, Vorstandsmitglied im Fachverband Öffentlicher Sektor des BDU, fasst es so zusammen: „Die aktuellen Vergabeverfahren sind nicht dazu geeignet, den bestmöglichen Nutzen von Beratung zu erzielen.“

Viele unserer Kunden bieten regelmäßig auf öffentliche Ausschreibungen. Was die Umfrage beschreibt, erleben wir bei ihnen aus nächster Nähe: kurze Fristen, lange Profilbögen und die Suche nach Referenzen, die irgendwo auf einem Laufwerk liegen. Deshalb ordnen wir die Ergebnisse hier aus unserer Sicht ein.

Wo wir dem BDU zustimmen

Als wichtigste Verbesserung wünschen sich die Befragten, dass qualitative Kriterien stärker gewichtet werden. Das sehen wir genauso. Wer Beratung vor allem nach Tagessatz einkauft, bekommt nicht zwingend das Team, das das Projekt am besten umsetzt.

Auch die zweite Forderung teilen wir: 62% wünschen sich weniger formale Nachweise, 61% meinen, dass öffentliche Auftraggeber die Spielräume des Vergaberechts zur Vereinfachung nicht ausreichend nutzen. Jeder Nachweis, der zur Entscheidung nichts beiträgt, kostet beide Seiten Zeit.

Auch bei den Hürden für kleine und mittlere Beratungen hat der BDU recht. Hohe Anforderungen an Umsatz, Größe oder Personal und umfangreiche Referenzanforderungen nennen die Befragten als größte Hindernisse. Spezialisierte Häuser mit genau der passenden Erfahrung können so schon an der Eignung scheitern.

Was wir ergänzen möchten

Bei Beratungsleistungen hängt die Qualität an den Menschen, die sie erbringen. Wenn Vergabestellen die Qualität stärker gewichten, schauen sie deshalb vor allem auf das angebotene Team. Das Vergaberecht erlaubt ausdrücklich, Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals in die Wertung zu nehmen, wenn es die Qualität der Leistung erheblich beeinflussen kann (§ 58 Abs. 2 VgV).

Damit diese Bewertung etwas wert ist, müssen Auftraggeber sicherstellen, dass die bewerteten Personen später auch im Projekt arbeiten. In der Regel legen die Vergabeunterlagen deshalb fest, dass ein Austausch nur gleichwertig und mit Zustimmung des Auftraggebers möglich ist. Wer ein Team anbietet, muss es dann auch stellen.

Für Beratungen wird der Aufwand dadurch nicht kleiner, er liegt nur an einer anderen Stelle. Statt um Nachweise zur Unternehmensgröße geht es dann um Profilbögen mit Muss- und Soll-Kriterien, um Projekte mit Zeitraum und Rolle und um Referenzen mit Ansprechpersonen. Und die Personen dahinter müssen zum Projektstart verfügbar sein.

Wie das in der Praxis aussieht

Nehmen wir eine IT-Beratung mit 150 Mitarbeitenden. Eine Landesbehörde schreibt einen Rahmenvertrag über drei Jahre aus, der Zuschlag richtet sich zu 60% nach der Qualität. Gefordert sind fünf Profilbögen nach Vorlage der Vergabestelle und drei Referenzprojekte aus den letzten drei Jahren. Abgabe in drei Wochen.

So etwas sehen wir häufig: Das passende Team ist da, aber die Unterlagen dazu sind verstreut oder veraltet, und am Ende fehlt die Zeit.

Was Beratungen selbst in der Hand haben

Wann die Forderungen des BDU in der Vergabepraxis ankommen, können Beratungen kaum beeinflussen. Sie können aber dafür sorgen, dass Profile, Projekterfahrung, Zertifikate und Referenzen gepflegt und auffindbar sind, bevor die nächste Ausschreibung kommt. Das meiste davon gibt es in jedem Haus schon, nur eben verteilt auf viele Stellen.

In decídalo liegen Skills, Projekterfahrung, Zertifikate und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden an einer Stelle. Für die Ausschreibung aus unserem Beispiel heißt das:

Für unser Beispiel heißt das: Der Engpass beim Senior-Architekten wäre am ersten Tag aufgefallen, und das Angebotsteam hätte rechtzeitig eine gleichwertige Kollegin anbieten können, die zum Projektstart frei ist.

Wie der ganze Weg von der Ausschreibung bis zur Abgabe aussieht, beschreibt unser Beitrag Von der Ausschreibung zum Angebot in Stunden statt Wochen.

Unser Fazit

Wir teilen die Einschätzung des BDU, gerade beim Gewicht der Qualität und bei den vielen formalen Nachweisen. Aus unserer Sicht würden außerdem einheitliche Profilbögen helfen. Heute verlangen viele Vergabestellen dieselben Angaben in jeweils eigenen Vorlagen, und das Umformatieren kostet Zeit, die besser in das fachliche Konzept fließen würde.

Beratungen raten wir, nicht auf eine Reform zu warten. Wer Profile und Referenzen schon heute pflegt, hat bei jeder Ausschreibung etwas davon, und erst recht, wenn die Qualität künftig mehr zählt. Wie KI beim Lesen von Ausschreibungen hilft, können Sie mit unserem kostenlosen Ausschreibungsassistenten ausprobieren.

Quelle der Umfragewerte und des Zitats: BDU-Pressemitteilung vom 22.10.2026, Befragung von 80 Beraterinnen und Beratern vom 8. bis 26.06.2026.

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