Ressourcen · · 6 Min. Lesezeit
Projektstart verschoben: Bench und Pipeline zusammen planen
Ende Oktober 2026 haben Infosys und Cognizant, zwei große internationale IT-Dienstleister aus Indien und den USA, ihre Wachstumsprognose für das Jahr gesenkt. Cognizant begründete das unter anderem damit, dass die unsichere Konjunktur die Ausgaben der Kunden für nicht zwingend nötige Projekte bremst. In Deutschland ist die Stimmung ebenfalls gedämpft: Im Geschäftsklimaindex des BDU für das dritte Quartal 2026 verlor die IT-Beratung 1,8 Punkte und liegt jetzt bei 88.
Was in Quartalsberichten als Zurückhaltung der Kunden auftaucht, erleben Beratungen im Alltag oft als verschobenen Projektstart. Der Kunde hat zugesagt, das Team steht, Start ist der 1. Oktober. Drei Wochen vorher kommt die Mail, dass die Budgetfreigabe noch dauert. Neuer Termin: irgendwann im Januar, vielleicht.
Und dann stellt sich die Frage, was mit den fünf Leuten passiert, die für Oktober geblockt waren.
Was so eine Verschiebung kostet
Nehmen wir an, es gelingt, alle fünf nach 6 Wochen in anderen Projekten unterzubringen. Bei einem Tagessatz von 1.100 € fehlen bis dahin 165.000 € Umsatz, die nicht nachgeholt werden.
Teuer kann es dann noch ein zweites Mal werden: Sind die fünf erst einmal anderswo eingesetzt, fehlen sie, wenn der Kunde im Dezember plötzlich doch loslegen will. Dann wird extern zugekauft, oder der Start verschiebt sich ein zweites Mal, diesmal, weil Sie nicht liefern können.
Solche Ausfälle treffen eine Branche, die ohnehin wenig abrechnet: International rechnen Beratungs- und Dienstleistungsfirmen so wenig Arbeitszeit ab wie seit Beginn des SPI-Benchmarks vor 19 Jahren nicht.
Abrechenbare Auslastung
So rechnen Sie es für Ihr Haus nach
Nehmen Sie die verschobenen Projektstarts der letzten 12 Monate. Notieren Sie für jeden, wie viele Leute eingeplant waren, wie viele Arbeitstage sie danach ohne Einsatz waren und zu welchem Tagessatz. Die Summe ist Ihr Umsatzausfall durch Verschiebungen. Rechnen Sie die Kosten für Externe dazu, die Sie einkaufen mussten, weil eigene Leute nicht mehr frei waren. Fehlen Ihnen dafür die Daten, fangen Sie mit den letzten drei Verschiebungen an, an die Sie sich erinnern.
Woran es meistens hakt
Der Vertrieb merkt oft früh, dass ein Projekt wackelt. Diese Information steht aber im CRM oder im Kopf des Account-Managers, nicht in der Ressourcenplanung. Die arbeitet in vielen Häusern mit einer eigenen Excel-Liste und erfährt von der Verschiebung erst, wenn sie feststeht. Umgekehrt sieht der Vertrieb nicht, wer wann frei wird, und kann deshalb nicht gezielt nach Projekten für die Lücke suchen.
Checkliste
Warnsignale, die oft schon Wochen vorher da sind
- Die Budgetfreigabe ist mündlich zugesagt, liegt aber noch nicht schriftlich vor.
- Für das Kick-off gibt es noch keinen Termin.
- Der Vertrag liegt seit Wochen beim Einkauf oder in der Rechtsabteilung.
- Auf Kundenseite wechselt der Ansprechpartner oder der Sponsor des Projekts.
- Der Kunde fragt nach einem kleineren Umfang oder „zur Sicherheit“ nach einem späteren Start.
Tragen Sie solche Signale in der Opportunity ein, damit die Ressourcenplanung sie sieht.
Was in der Praxis hilft
Früh einplanen, aber als Reservierung kennzeichnen
Wer für ein Angebot eingeplant ist, sollte in der Planung auftauchen, bevor der Vertrag unterschrieben ist. Dabei muss für alle erkennbar sein, dass es eine Reservierung ist und keine feste Buchung. Sonst blockiert ein unsicheres Projekt Leute, die woanders gebraucht würden.
Festlegen, wie lange Sie warten
Legen Sie vorher fest, wie lange Leute für eine unsichere Opportunity reserviert bleiben und wer entscheidet, die Reservierung aufzugeben. Sonst hält jeder Account-Manager seine Leute so lange fest, wie es irgend geht. Zum Beispiel: Ist der Vertrag 2 Wochen vor dem geplanten Start nicht unterschrieben, entscheidet die Delivery-Leitung, ob die Reservierung bleibt.
Vorlage
Die wöchentliche Runde: 30 Minuten, 4 Fragen
Dabei sind die Vertriebsverantwortlichen und wer die Ressourcen plant. Am besten schauen beide in dieselbe Liste.
- Wer wird in den nächsten 8 Wochen frei?
- Welche Opportunitys könnten in dieser Zeit starten, und wie sicher ist der Termin?
- Wo hat sich seit letzter Woche ein Starttermin bewegt?
- Wer kümmert sich bis zur nächsten Runde um welche Lücke?
Was Leute in der Zwischenzeit sinnvoll tun können, von der Zertifizierung bis zur Mitarbeit an Angeboten, beschreibt unser Beitrag Bench-Management in der IT-Beratung.
Was Sie mit dem Kunden vereinbaren können
Einiges lässt sich schon im Angebot mit dem Kunden regeln:
- Festhalten, bis wann der Kunde den Start verschieben kann, ohne dass sich etwas ändert. Danach ist das angebotene Team nicht mehr garantiert.
- Ein Startfenster vereinbaren, etwa „Start zwischen dem 1. und 15. Oktober“. Das lässt sich besser planen als ein fester Tag, der dann doch nicht hält.
- Klein anfangen, zum Beispiel mit einer Analysephase für zwei Personen. Das hält das Projekt in Bewegung, während die Freigabe für den Rest noch läuft.
- Das Team gestaffelt aufbauen: zwei Leute zum Start, drei weitere einige Wochen später. Verschiebt sich etwas, ist weniger Kapazität betroffen.
Wie decídalo dabei hilft
In decídalo hängen Opportunitys, Projekte, Skills und Verfügbarkeiten zusammen. Die Opportunitys kommen aus dem CRM, etwa aus Salesforce, Microsoft Dynamics, HubSpot oder Pipedrive, und bleiben synchron. Aus der Pipeline ermittelt decídalo, welche Skills und Kapazitäten in den nächsten Monaten gebraucht werden.
Berater, die schon im Angebot eingeplant sind, gehen beim Zuschlag direkt in die Ressourcenplanung über. Will der Kunde doch schon im Dezember starten, findet die Skill-Suche passende Leute und zeigt ihre Verfügbarkeit gleich mit. Wird umgekehrt jemand früher frei als gedacht, finden Sie über den internen Projektmarktplatz offene Projekte, die zu ihm passen. Dort können sich Mitarbeitende auch selbst melden.
Womit Sie anfangen können
Rechnen Sie die Verschiebungen der letzten Monate nach und führen Sie die wöchentliche Runde ein. Beides geht ohne neues Werkzeug und zeigt schnell, wo Ihnen heute Umsatz verloren geht.
Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihren eigenen Daten aussieht, buchen Sie eine Demo oder testen Sie decídalo kostenlos.
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